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探讨ERP系统报价单转换开发的五大技巧
2010-08-20 01:04:37  作者:  来源:智造网—助力中国制造业创新—idnovo.com.cn
  •   报价单转换作业,在实际工作中的用处还是蛮大的。如果有上述需求的企业,在ERP选型时就需要特别注意,需要确认所选择的ERP系统是否有这方面的功能,以及在功能上是否完善。

  本文探讨了ERP系统报价单转换开发的五大技巧。

  在订单销售循环流程中,包含向客户报价、客户信用额度审核、接受客户订单等多个步骤。而前后几个步骤之间有着密切的逻辑关系。比如在接受客户订单之前,需要先向客户进行报价。客户同意这个产品的价格之后,再生成销售订单。在这个过程中,需要注意的是报价单和销售订单中的内容基本是一致的。因此,为了方便用户的操作,就需要实现从报价单到销售订单的转换过程。如下图所示:

图1

  1. 报价单转换主要内容

  通过报价单转换功能,用户可以将报价单或者建议书(这针对项目管理而言)转换为其他订单的单据类型,如转换为正式的销售订单等。如果需要维护、保留建议书或者报价单,那么使用这个流程能够起到不错的效果。

  在实际工作中,这个作业可能主要用在以下几个场合。

  一是在产品价格上下浮动比较大的企业,他们要求在客户下订单之前需要先确认价格。即需要先由报价单,客户同意之后再下正式订单。为了让这个过程在系统中体现出来,就需要在系统中有一个报价的动作。无论客户是否最终接受这个价格,在系统总都有报价的记录。在后续的数据分析与业绩考核中,也可以分析报价的成功率。这对于企业决策者的决策具有很大的帮助。

  二是报价单做为模板使用。有些接单型生产的企业,可能客户的产品比较固定。如笔者遇到过一家企业,他们的客户平均每个月下两到三次订单,而且每次订单的产品种类多达100多个。如果每次接到订单都到系统中下单,显然比较麻烦。遇到这种需求的话,就可以将报价单做为模板来使用。如将这个客户的产品都录在报价单中,数量与价格可以不录。然后每次下订单时,用户只需要从报价单转换为销售订单,然后更新订单数量即可。如果有个别产品要调整的话,再在销售订单中进行调整即可。这么操作,就可以大幅度的降低工作量。

  可见,报价单转换作业,在实际工作中的用处还是蛮大的。如果有上述需求的企业,在ERP选型时就需要特别注意,需要确认所选择的ERP系统是否有这方面的功能,以及在功能上是否完善。

  2. 报价单转换设计事项

  如上图所示,就是报价单转换的主要界面。笔者就以这个界面为基础,给大家分析一下,这个功能开发时需要注意的内容。

  一是生成新的订单后对原有报价单的处理。有些企业他们的报价是一对一的。如原材料市场价格波动比较利害,每次客户下订单时价格都有变动。也就是说价格的有效期比较短。这种情况下,一次报价往往只能够适合一笔销售订单。也就是说,报价单与销售订单是一对一的关系。此时报价单转换为销售订单之后,原有的报价单就无法再使用。为了实现这个控制,在报价单转换作业中,就需要有一个"关闭单据"的功能。这个功能的主要用途就是在转换完成之后,就将原有的报价单关闭掉。如此的话,在后续作业中就无法再通过这张单据转换为销售订单。不过需要注意的是,并不是所有企业都是这种情况。如上面笔者谈到,报价单还可以作为模板使用。此时报价单就在一段时间内长期有效。可见,不同的企业对于这方面有不同的要求,而且有时候即使是同一家企业也可能有不同的需求。为此比较灵活的一个设计就是在单据转换的过程中,设置一个开关。如上图所示的"关闭单据"开关。用户在使用这个作业时,可以根据自己的情况来选择是否关闭报价单。

  二是转换后的销售订单状态的控制。即报价单转换为销售订单后,销售订单的状态是"草案"还是"审核"。根据不同的企业,这方面也有不同的需求。如有些企业在价格方面控制的比较严格。市场部门跟客户报完价之后,业务人员只能够根据报价单上的数量与价格下单(可能考虑到有数量折扣的问题)。此时就不允许业务人员更改销售订单。那么此时转换后的状态就是审核。相反,如果转换后,还允许销售人员更改订单的数量等内容。此时转换后的销售订单状态就是"草案"。可见,不同的用户在这方面可能有不同的要求。为此也可以通过设置开关来解决。不过需要注意的是,这与上面的"关闭单据"开关有所不同。这个开关的控制权限应该是事先定好的,而不是在单据操作中确认。即根据企业的操作流程,是否允许业务员更改销售订单,应该已经事先有明确的说明。为此这个开关主要是在系统的基本信息设置处进行设置。用户在操作过程中,不能够决定销售订单的状态。在ERP系统开发时,这是比较容易出错的地方。

  三是转换后销售订单的单据类型。如最基本的企业的销售订单,会有预付订单、赊销订单和普通订单三种。这三种不同的订单类型分别有不同的控制流程。如预付订单,要求客户先付款再安排生产。赊销订单则会给客户一定的信用期。而普通订单则是用户一手交钱一手交货,或者说是先付款后交货(注意与预付订单的区别,预付订单一般为先付款后安排生产)。根据报价单转换为销售订单后,采用的是哪一种单据类型呢?一般情况下,转换后销售订单的有关信息是不能够再更改的。为此在转换的作业中,就需要先定义清楚。然后再后续操作中,才会根据不同的单据类型,选择不同的控制流程。为了满足不同企业用户的需求,笔者建议是在转换的过程中,让用户自己去选择所需要的单据类别。这可能会更加的灵活。

  四是对报价单的控制。即满足什么条件的报价单能够转换为销售订单呢?毕竟报价单也有一个审批的过程。一个基本的原则,就是审批完成之前的报价单,不能够转换为销售订单。另外企业的报价往往会有一个有效期。如给客户的报价上会注明,报价单在什么时间内有效。超过这个时间时,会有另外一个价格。从系统的角度考虑,失效的报价单就不能够在转换为销售订单。为此在报价单上需要做一些控制。一是报价单的审核控制,只有审核后的报价单,才能够在这个作业中显示。二是有效期的控制。在报价单上有一个有效期,当超过这个有效期之后报价单会自动失效。三是手工关闭报价单。当遇到一些比较特殊的情况,如报价单与销售订单是一一对应的,此时每生成一张销售订单后,报价单就会自动失效。在报价单上有这个状态的控制,然后在运行这个报价单转换作业时,可以设置一个过滤条件,将不满足条件的报价单过滤掉。这可以提高这个作业的安全性。

  五是需要注意报价单适用的范围。即报价单是对所有客户都适用,还是为某个客户量身定制的。如果报价单是针对某个特定客户的,那么就需要注意对报价单的过滤。因为企业会对客户进行评级,然后会根据评级的内容给与不同的价格。有时候也会根据数量的不同给与客户不同的价格。当然这些内容对于客户来说都是保密的。如果在报价单转换的时候,到时候搞错了,那么就会出乱子。为此如果报价单是针对特定客户的,在设计这个功能时,就需要特别的注意。如针对特定客户,那么在生成的销售订单中就应该直接有这个客户的信息,而且客户的名字不能够更改。这些细节的控制非常的重要,因为关系到交易的安全性。



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