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中小制造企业库存管理系统数据管理
2006-03-13 15:21:00  作者:  来源:CAD世界网
  • 中小制造企业库存管理系统数据管理

   一、 概述

   管理信息系统是一项管理工作,而非一般理解中的信息技术工作。对于中小企业而言,在信息化的过程中一定要根据企业的实际情况来确定适用于企业现况的信息系统管理系统。

   笔者接触的一家转向器厂是一个改制不久的小型制造型企业,主营汽车动力转向器。由于目前市场上转向器厂越来越多,品种、质量均差别不大,因此导致企业外部市场竞争激烈,企业利润一降再降。面对这样的情势,企业只有把注意力由外部转移到内部,开始深挖内部潜力:在价格大幅度降低的同时,通过降低管理、生产、库存、资金占用等各项成本来提高企业效益。

   对于小型企业来说,规模小、资金少、抗风险能力弱是内部最大的不利因素,企业必须千方百计在成本上下功夫,而库存管理系统的数据管理部分无疑对控制企业成本相当重要。而在前文当中提到的企业当中,库存管理采用手工入/出库录入操作,人员工作情绪懈怠,因此在入/出库实时更新数据时,经常发生人为差错。企业偶尔会采取统一的突击性盘点,而这种突击性的盘点往往需要一些没有经验的工作人员参与,从而造成数据不准确;统一盘点时入/出库业务无法正常运行;生产不能正常领料——不仅无法解决企业家底不清、反应不灵的问题,而也降低生产效率,耽误生产。面对这样的现实,该厂领导希望通过信息化建设,能够了解本企业库存物料种类、物料数量、物料齐套境况、何时需要采购物料、是否能够保证不涨库、生产中是否会出现短库停工等情况,因此,库存管理成为建立全面管理信息系统的重要切入点。

   同时,由于该厂信息化程度和人员素质都不高,很容易由于一次数据差错产生强烈的抵触情绪,因此,库存数据的准确性关系到整个管理信息系统的数据可信度。目前,很多的大型ERP软件对企业实行统一模式的管理,但是这种方式没有办法解决中小企业业务流程中复杂的突发情况,并且大型ERP软件的操作方式复杂,仅人员培训就会出现财力紧张与人力匮乏等问题,因此显然不适合中小企业人员。对于中小企业来讲,为使企业库存不短库、不胀库积压,及时处理淘汰件长期占库的情况,企业必须引入适合自身特点的库存管理系统,使企业对现有的各项物料情况完全掌握。正是为了满足这样一批中小型制造业企业的需求,笔者在此将介绍一下笔者所在的小组为这家转向器厂开发并实施的库存管理系统。

   本文所涉及的信息管理系统是针对该转向器厂实际,在入/出库时更改库存数据,使企业领导者可以获得即时库存数据,从而降低了由于突发事件所引起的库存数据不准确的问题,保证了库存数据的可信度。而对物料的管理,该系统采用ABC分类法分类,基于分类后物料的类型确定物料的盘点周期,同时根据该分类建立了A、B类物料订货模型和C类物料订货模型分别计算物料的最优订货周期、订货数量和安全库存,然后按照实际情况或经验加以调整使其达到最优,从而适应了企业的需求,避免了涨库和短库事件的发生。下面就结合该系统的一些技术特点,来介绍一下该系统的主要功能和特点。

   二、系统功能与特点

    1.实时数据的获取

   实时数据主要指在库存出入库及移动管理时,系统库存需计算库存相应的实时数据。入/出库管理是库存管理中的主要内容。由于中小企业自动化程度较低,入/出库管理主要采用手工入库,因此,系统提供手工录入的人机界面并保留库存自动立体存取的接口。

    系统通过入/出库单影响库存数量,如图1所示。

图1 入/出库管理流程

   物料入库时,仓管员可以修改录入物料的库位信息并准确将物料放置于相应库位,同时监督物料数量与产品流水号是否与入库单相符。仓管员验收入库单的同时,系统将记录物料的库位信息并更改物料库存数量、流水号信息等物料信息。物料库位编码采取立体编码,以方便系统扩展后可以进行立体式自动化物料存取。

   由于转向器厂现行物料库存管理混乱,经常出现物料库位不清的状况,系统提供物料备用库位,根据仓管员习惯存放物料,在仓库整理时再将物料归放于规定货位。物料出库时系统将提示仓管员物料库位及备用库位信息,从而保证了库存数量的准确。同时,系统会根据物料的备用库位信息,按时提醒仓管员整理仓库,避免了由于物料摆放不规范造成的物料丢失的情况发生,保证了库存数据的准确。在仓管员审批出库单的同时,系统将促使库存信息变化,从而使得查询到的信息始终是实时信息,避免了家底不清、反应不灵等情况的发生。

    2. 盘点周期的确定

   盘点工作的目的就是要对仓管员进行监督,并准确了解现有资产状况。而该转向器厂盘点管理多数是在统一时间进行盘点,盘点规模大,而有经验的人员不足。仓促选中人员进行盘点,一方面会由于人员经验不足造成盘点数据的不准确,另一方面,随机选中的人员如果与库存日常事务发生关系也会造成库存盘点数据的不准确。因此,盘点人员不确定也是中小制造企业长期库存数据不准确的一个原因。此外,该厂盘点周期确定不科学,盘点周期是根据经验一次设定并且长期沿用继承,甚至可能是随机性的检查式盘点,并不考虑库存物料的变化。

   为避免企业统一盘点的效率低下与盘点周期的不明确性,系统中引入了ABC分类法对物料进行分类,根据物料分类确定盘点周期。

   ABC分类是对库存中的所有物料按照全年货币价值,从小到大排列,然后划分为三类,分别称为A、B、C类。A类存货价值较高,受到高度重视;B类物资受重视程度较低;C类物资价值低,原料占成本比率很低。物料ABC分类基本方法如表1所示。ABC分类是库存管理的基础,分类后企业可以对物料的资金占用情况更为了解。

物料ABC分类表

   对物料分类后,系统根据各物料的不同分类确定物料的盘点周期如下:

   (1)A类物料。制造企业中A类物料在生产中通常是必不可缺的,而采购却相对困难,只有指定的供应商或厂家可以提供,如特殊刀具、卡具、非标准件等。A类物料短库后果严重,经常会造成长期停工事件的发生,因此要求A类物料的盘点频率最高,按月盘点。

   (2)B类物料。B类物料在生产中也是必不可缺,但是有多个供应商可供选择,制造企业生产中必需的标准件就属于这一类。B类物料短库也可能造成停工的发生,但是由于采购相对便捷,因此盘点频率较A类物料次,每两个月盘点一次。

   (3)C类物料。C类物料包括生产中不可缺少但是企业有能力大批量采购并且存储费用较低的物料和价值低、采购方便的外包产品等,如钢材和包装箱等。C类物料可以每半年盘点一次。

   综上所述,可以得出:A、B、C三类物料的年盘点频率分别为12、6、2。

   由于物料分类盘点,企业有能力在每次盘点中安排有经验且与库存日常事务不发生直接关系的人员进行盘点,并检查仓库管理员是否及时按库位摆放物料。盘点后企业可以根据盘盈亏情况及物料摆放情况对仓管员实行相应的奖惩措施。本系统中设置财务人员具有盘点权限,财务人员盘点后可根据盘点结果分析库存信息。

   采用根据ABC分类法确定物料盘点周期的方式与传统盘点方式比较如表2所示。

   表2 两种盘点模式在工厂运行的比较

    3. 订货与安全库存优化

   安全库存量与订货数量、订货时间的确定是企业生产中较为重要的一个问题。安全库存的确定要素包括物料需求平均值,物料备运期、缺货费用等。中小制造企业由于经费不足,而且订货批量较大,提前期较长,并且批量大小随生产变化波动较大,不适合定期采购,因此,系统建立定点采购模型。

   系统可以根据物料的领料频率确定物料需求平均值,并逐步优化该平均值,但是中小企业物料备运期、缺货费用等随机性太高,因此安全库存的确立不是一劳永逸的过程,而是需要经常调整这些参数,不断根据模型重新进行计算,从而使安全库存逐步达到最优。下面介绍的就是几种不同分类物料的管理模型。

    (1)A、B类物料管理模型

    该转向器厂需要的一种滚针轴承属于非标准件且生产必需,该滚针轴承需要在特定厂家订购,采购备运期相对较长,采购过程比较复杂,属于A类物料。企业需要的孔用弹性挡圈(GB/893.1-86 48)同样属于生产必须,但是这种零件是标准件,采购范围广,可选性好,采购周期短,采购相对简单,属于B类物料。A、B类物料对生产起着至关重要的作用,缺货风险大、损失不可估计,因此,系统对A、B类物料建立不允许缺货模型。模型示意图如图2所示。


图2  A、B类物料管理模型


   根据E.O.Q公式计算最优订货量:

              

   式中,为物料需求平均值,由系统根据物料的领料频率确定;是每次订货的成本;为单位时间内单位物资的存储费用。该存储费用需要由企业设计人员结合仓库建设费用以及人工费用等多方面的因素计算得出。

   同样我们可以根据模型计算得出物料的最优订货周期:

    (2)C类物料管理模型

   C类物料包括企业的低值易耗件,采购相对容易,该转向器厂生产需要十字槽平头圆螺钉(GB818-85)就属于C类物料。系统中对C类物料建立允许缺货模型以降低存储费用。对C类物料建立允许缺货模型,计算C类物料的最优订货量:

   式中Cq是缺货费用,从而得到物料的最优订货周期:


   由以上两种模型都可以得出物料的安全库存计算公式:


   式中L为订单周期内物料的消耗量。

   该转向器厂是一个管理较为不规范的小型制造业工厂,所有计算所需的数据均无法一次性准确计算得出,采购过程中例外情况比较多,订单周期无法准确确定,因此,企业技术人员需要经常统计、计算物料的备运期、缺货费用等,然后根据这些数据重新计算订货周期、数量及安全库存量等,使其逐步达到最优。系统将自动计算物料的最优订货量、最优订货周期和安全库存,当物料进行入出库操作时,一旦物料低于安全库存,系统将发出警报,提示进行采购物料操作,从而降低了企业停工待料事件的发生。

    三、 结论

   有效的库存管理是MRPII及ERP实施的重要保障,是中小制造企业了解自身库存状况的最佳方案,准确的库存数据是中小制造企业接受使用管理信息系统的前提。本文介绍的中小制造企业库存管理系统在笔者接触到的转向器厂中实施效果良好——系统在管理入出库时,更新库存数据,由仓管员录入库位信息,并针对该转向器厂物料置放混乱问题建立物料备用库存,解决了物料厂内丢失的问题,便于企业及时了解库存物料情况,解决了企业家底不清的问题,基本杜绝了物料查询不到现象的发生,提高了中小企业库存物料数据的准确性;系统通过对物料进行ABC分类确定了物料盘点周期,分期分批对物料进行盘点,减轻企业盘点负担,保证盘点数据的准确性的同时避免了由于盘点耽误生产的状况的发生;系统根据物料的ABC分类分别建立了不同的模型确定物料的最优订货数量和订货周期,之后由企业根据实际情况和经验对基础参数加以调整,使库存订货及安全库存数量逐步达到最优,避免了由于缺货、短库造成的停工事件的发生,降低了企业损失,同时也降低了库存资金占用,为企业取得了良好的经济效益。

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