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中小企业应怎样做好ERP项目启动的准备?
2016-04-07 19:44:00  作者:佚名  来源:互联网
  •   项目启动会议的召开标志着ERP项目从选型及商务阶段进入实施阶段,双方合作从此拉开序幕。项目启动会是整个项目过程中重要的里程碑,开好项目启动会意义重大,直接关系到日后项目的顺利开展。   首先,项 ...

  项目启动会议的召开标志着ERP项目从选型及商务阶段进入实施阶段,双方合作从此拉开序幕。项目启动会是整个项目过程中重要的里程碑,开好项目启动会意义重大,直接关系到日后项目的顺利开展。

  首先,项目启动会是通报会,就是把前一阶段的项目情况向公司管理人员、项目组成员及相关人员进行通报,使他们了解项目的背景、经过和规划,为日后更好的配合做准备。

  其次,项目启动会是誓师会,通过宣讲实施ERP项目的动因及意义,增强员工的紧迫感和使命感,提高公司上下信息化的意识。通过高层领导的演讲,向公司内部及实施顾问表达一种决心和信心,从而统一思想、扫清顾虑和障碍。

  再次,项目启动会是培训会,ERP厂商实施顾问的演讲,可以使公司员工大体上了解ERP的相关知识,如果再设置问答环节,则更可以有针对性地解疑释惑。

  “功夫在当下”

  开一个会不难,难的是会前大量和细致的准备工作。前期工作主要是项目资源的配备和沟通,包括组建项目组、制定任务计划及相关制度,另外就是开展培训和沟通,即让公司领导和相关业务骨干等与项目有关的人员对ERP有一定了解,因为只有了解了才谈得上参与、支持和配合。启动会前的准备工作除了确定会议时间、场地、横幅、参会人员之外,还包括调好投影、扩音设备等,重点是会议资料的准备。这些资料一般有项目任务书、实施计划表、项目公约、演讲PPT、讲话稿等等。

  项目启动会前,必要时可以先行召开一个准备会议,集思广益、拾遗补缺,并重点对各个环节、各项任务进行安排和协调,落实到人头,确保会议届时能务实、高效地进行。组织者可以提前邀请企业内刊记者亲临现场予以采访、拍照及报道,以扩大项目声势及影响。所有准备工作就绪后,项目经理应将启动会的安排情况向公司领导汇报,征求意见,并及时完善,同时应将准备好的资料让公司领导过目。

  启动会议议程

  等前期准备工作都已确定之后,需要下发项目启动会通知。通知的主要内容是会议议程,议程要清晰表述,即会议时间、地点、参会人员、会议主题,以及简要说明会议的目的和要求。公司领导批复时可以强调此会的重要性。

  启动会主持人一般由企业ERP项目经理主持,他是建设方和业主方的沟通桥梁,也是项目实施的核心。会议时间不宜安排在周末或下午,也不宜安排在企业生产忙季或旺季。会议地点以公司内部室内会场、礼堂为宜,要能够放置投影仪及悬挂横幅。参会人员除了公司领导、管理人员、项目组成员外,还应有实施方代表,如ERP厂家高层、实施顾问、客户经理等。会议议程一般是企业领导及厂家高层讲话。企业领导讲话时除了宣布项目指导委员会及项目组成员,并向项目经理和项目小组成员进行授权外,还要宣布相关奖惩制度,给各部门压力及要求,更重要的是显示领导对项目的重视和决心。

  三个细节

  1、由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论,一般时间应控制在半天以内,因此一些需要与会各方确认或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。

  2、启动会需要做好会议记录,并打印出来让双方代表签字,会后由项目办公室存档。目的就是让双方觉得这是个严肃认真的事,要给予充分重视,同时让双方感觉项目真正开始实施了,大家的利益是共同的、目标是一致的。

  3、项目经理在讲解实施计划时,最好强调这只是个初稿,项目实施过程中,人员、时间、任务会根据具体需要进行调整。另外,需要强调项目成败关系到公司每个员工的切身利益,每个员工特别是项目组成员,要明确自己的职责和任务,并有责任和义务对发现的问题进行及时沟通。



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