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个人知识管理技能及工具研究
2017-05-26 17:06:55  作者:丁宁   来源:互联网
  •   个人知识管理已成为当今社会的热门话题,根据相关文献调查,这方面的研究成果很多。具有代表性的研究成果有:Paul Dopey的个人知识管理七种必备基本技能框架,Efimova的利用blog的社区协作方式进行个人知识 ...

  个人知识管理已成为当今社会的热门话题,根据相关文献调查,这方面的研究成果很多。具有代表性的研究成果有:Paul Dopey的个人知识管理七种必备基本技能框架,Efimova的利用blog的社区协作方式进行个人知识管理,Ortmn Zuber—Skerritt的行为学习和行为研究(ALAR)的理论及价值模型在个人知识管理中的应用,田志刚的个人知识管理技能应用等。但是,这些研究成果的系统性不是很强,没有具体将个人知识管理的技能及工具进行集中阐述。本文在上述分析基础上,围绕个人知识管理的技能和工具展开系统的探讨,目的是为了促进个人知识管理能力的提升,有效地提高知识工作者的个人竞争力。

  1 个人知识管理概述

  1.1 知识管理

  知识管理是网络新经济时代新兴的管理思潮与方法。知识管理被广泛应用于 业中,是指企业(或组织)为实现其管理目标,运用现代管理理论和技术,对企业(或组织)内部和外部知识资源进行发现、挖掘、整理、整合、存储,并实施科学的管理和维护,在最适当的时候把最恰当的知识传递给最需要的人,保持企业(或组织)的竞争能力、创新能力和可持续发展能力。[1]越来越多的企业认识到要想成功地对企业进行知识管理提高企业的竞争力,首先要提高员工个人的知识管理能力。

  1.2 个人知识管理必要性

  当今信息经济时代,信息爆炸已是不争的事实。多数知识工作者不知如何获取有价值的信息,将其转化为知识,也不知如何对知识进行有效的管理利用。据调查显示知识工作者缺乏敏锐的信息意识,评价和鉴别信息的能力,利用及创造信息的能力。

  Davenport认为:”毕竟,没有什么知识比你知道如何在这个世界纷繁的信息中找到你需要的信息.组织你的信息和学习这些信息的知识更有价值了”于是越来越多的知识工作者专注于研究能够帮助个人战胜信息过载,提高个人信息素养及竞争力的个人知识管理。

  1.3 个人知识管理概念

  个人知识管理还是一个不确定的主题。有人认为个人知识管理是用计算机技术、通讯技术和网络技术帮助个人有效地管理飞速增长的信息,是把个人认为最重要的且将成为个人知识库的信息进行整合的框架,它为那些零散的、随机的信息转换成可系统利用的和可扩展的个人知识提供了一种策略。有人认为个人知识管理是学习主体运用已有的观念或认知去采编、加工、整理目标认知对象,构建知识库,并运用知识解决实际问题的过程。有人认为个人知识管理注重知识能力和创新能力,是知识的识别、获取、开发、共享、利用和评价过程。

  综合以上说法,本文认为,个人知识管理就是利用先进的技术帮助个人去获取、加工、整理有用的信息,激发个人通过交流,协作,共享将存在于大脑中的隐性知识显性化,提高个人的知识利用能力和知识创新能力,提升工作效率,进而提高个人竞争力的过程。

  2 个人知识管理技能

  很多研究者将Paul Dorsey提出的技能框架的基础上进一步展开,大大丰富了个人知识管理技能框架的内容。其中,Steve Banh的成果具有代表性[61。本文在Steve Banh研究成果基础上,对各部分所应用的工具,技术,方法等进行了详细的归纳。

  2.1 获取信息

  在一个知识工作的循环过程中一般都是在头脑中先形成一个问题,然后就这一问题进行调查,分析,明确这一问题所属的领域,建立合理的知识地图。在查找信息的过程中要掌握各种检索信息的技巧,比如各种数据库的检索方法,应用布尔逻辑运算等。

  2.2 评价信息

  对信息的客观,公正,有效评价非常重要。我们既要评估信息的内容质量,更要确定它与要解决的问题的相关度。我们可以应用一些信息过滤技术,制造自己的”信息磁铁”,只吸我们需要的那部分。还有像一些搜索引擎提供按照问题的相关度排序,比如Google的PageRank等。Teoma应用三重技术:提炼、结果、资源确定权威性的资源。我们还可以根据一些学者的知识水平、知名度等评价其可信度,可以根据学术期刊的级别,影响因子,参考文献等评价其中文献的权威性。

  2.3 组织信息

  组织信息就是将我们已获得的信息与已知的知识和观念进行整合,使其系统化、条理化、内在化,变为易于找到和利用的知识。Personal Brain 2.0可迅速地组织题目.文摘在同一动态的网页上,并将该网页链接到相关文件和网站上。Social Bookmarking可直接以关键词的形式标记网页,便于以后查找利用。

  2.4 分析信息

  分析信息是在组织信息的基础上对信息进行分析,综合提出假设,进一步验证得到有用的结论。分析信息更多的是依靠个人的具体实践经验,当然也可通过建立和应用模型来辅助完成。

  2.5 表达信息

  是将分析所得知识通过报告、会议、讲授等方式与人交流,使其得到传播和共享的过程。

  2.6 信息协作

  个人知识管理并不是个人独自进行知识工作的过程,更需要团队社区成员的交流和协作。”交流产生思想,思想产生动力,动力产生行动,行动产生效益。知识工作者必须尽可能的与他人保持沟通和协作,技能和知识共享,从而获得丰富的创造力,提升个人竞争力。

  协作需要有团队精神为基础。成员随意提出自己见解及设想,有效地整合个人的隐性知识,增加多极化探索的可能性。一些在线讨论,如欧盟知识管理社区,blog等。以及电子公告牌、虚拟教室、远程协作学习系统等都可以促进我们的交流协作。

  2.7 信息安全

  如果信息是极具价值的,就需要去保护。主要是预防病毒、隔离黑客、隐藏有意义的信息、交流。比如设置存取访问权限、文件加密、密码保护、档案管理、备份等方式实施。通过以上技能的应用,不仅可以帮我们很好地解决问题,还可以提高我们的认知能力、信息能力、社会能力、学习和发展的能力。在此过程中还应着重培养管理信息流程的能力,操纵系统的能力,软件的运用能力,系统规划和管理的能力,批判性思维能力和多角度看问题的能力。

  3 个人知识管理工具

  当然,要想更容易,更有效地进行个人知识管理,我们还需要一些工具或软件的帮助。现介绍两种常用的工具。

  3.1 Blog

  Blog是Weblog的简称,中文名称”网志”或”博录”,是网络上新一代的个人出版形态。主要有三大基本功能:1.RSS:能让用户更方便的订阅。2.Permalink:可进行知识分类,方便查询,检索,能更好的让你的文章被搜索引擎关注。3.Trackback:具备的及时编辑和发布的功能,能更好的与其他Blog进行交流、讨论、沟通、回访。

  3.2 iSpaee Desktop

  iSpaee Desktop个人知识管理系统是一款集成化的个人信息管理系统,它以个人的信息管理、知识管理、沟通管理为基本任务,帮助个人实现:工作、学习、生活等相关信息和个人社会关系网络信息的有效管理。具体功能如下:1.通讯录管理:对联系人的资料、特长进行分组管理。2.文档管理:一个文档库,它可导入各种格式的文档,进行集中管理与阅读。3.日程分类:对日程信息进行分类,形成信息分类系统。4.日程管理:日程记录及浏览 5.博客Blog阅读器:可随时订阅感兴趣的新闻、技术、生活感想等各种的频道。Blog阅读器,可以作为个人或企业与外界的知识收集与交流的通道。6.多页lnternet浏览器:用户可以随时保存所喜爱的网页内容,进行信息收集。

  4 个人知识管理建议

  4.1 个人知识管理技能

  面对不断剧增的信息,为了在有限的时间内处理复杂程度各异的问题,我们可以依照图1的流程来解决。

  

个人知识管理技能模型

  图1 个人知识管理技能模型

  由图可以看出我们除了要掌握Paul Dopey的个人知识管理技能外,还要注意将问题分类,进行知识更新和知识回顾。要先认清问题,再选择合适的解决问题办法。我们要及时剔除过时的知识和想法,汲取新的知识,才能不断进步。我们还要对存在知识库里的知识定期回顾,使其真正成为自己的知识,便于更好利用,提高自己的竞争力。

  4.2 个人知识管理工具

  4.2.1 多元化一个功能齐全的个人知识管理工具应是在个人信息管理功能的基础上附加完善的个人知识管理功能。

  4.2.2 个性化不同用户的学科背景,学术水平以及个人偏好,导致所需要的信息也各不相同,因此需要的个人知识管理工具的功能也会不同,这就要求软件的开发要有个性化,以满足不同人的需求。

  4.2.3 专业化除了应有功能齐备及个性化的个人知识管理软件外,还应有专业化的软件来帮助不同行业的人进行知识管理。如法务通能帮您接受”网上案件委托”;回答”公众在线法律咨询”等。此外还有图库管理软件,产品数据管理软件等:

  5 结语

  尽管我们每天面临的信息越来越多,信息过载与信息噪音越来越严重,但只要我们能充分利用个人知识管理技能,借助有效的个人知识管理软件,相信战胜海量的信息将不再是困难。而且进行有效的个人知识管理还可以充分挖掘我们的个人潜力,开拓我们的视野提高我们的竞争力。本文在调查分析现有研究成果基础上,概述了知识管理,个人知识管理的定义及其必要性,重点介绍了个人知识管理的七项基本技能,及辅助个人知识管理实施的工具(软件),最后对个人知识管理技能及工具(软件方面的完善提出了建议。在信息时代,个人知识管理必将成为知识工作者获取,管理,利用信息的全新有效手段,也是一个亟待开发的领域,希望本文能起到一个抛砖引玉的作用,使更多的知识作者致力于这一领域的研究。



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